How Ben revolutionized Face-to-Face-Dating

🚀 From personal frustration to the perfect solution

In June 2022 we met Face-to-Face-Dating as a client — and were immediately excited about the idea. But the app itself? It wasn't optimal. Outdated and confusing, the manual administrative burden on the team was enormous. 

When the opportunity arose in May 2023 to help build a solution ourselves, it was clear to us: We have to technically rebuild this platform! 

Our first mission: to stably rebuild the existing WordPress code to keep operations running. Six months later — in November 2023 — the completely new app went live. With a modern infrastructure, an AI-powered matchmaking algorithm, and lots of new features. 

The challenge: a platform full of technical debt

When we analyzed the existing solution more closely, it quickly became clear: the platform consisted of a combination of WordPress and various plugins that were partially outdated or faulty. 

This led to a number of serious problems: 

1. Manual administration robbed the team of time 

• Event organization: Jede neue Veranstaltung musste manuell eingepflegt werden – inklusive Teilnehmerlisten, Bar-Zuweisungen und Zeitplänen. 

• Zahlungen & Erstattungen: Rückerstattungen mussten händisch über verschiedene Zahlungsdienstleister abgewickelt werden. 

• Kommunikation: Teilnehmer bekamen E-Mails mit Informationen zu ihren Events – doch diese mussten von Hand versendet und geprüft werden. 

2. Die Plattform war weder zeitgemäß noch skalierbar 

• Nicht zeitgemäß: Die alte App basierte auf einer veralteten Infrastruktur, die nicht für die Anforderungen moderner Webanwendungen und die notwendige Skalierbarkeit ausgelegt war. 

• Nicht anpassungsfähig: Die bestehende Programierung ermögtlichte keine modulare Weiterentwicklung, sodass neue Funktionen nicht ohne weiteres implementiert werden konnten. 

• Sicherheitslücken: Die Serverstrukturen waren nicht auf dem neuesten Stand, was potenzielle Risiken mit sich brachte. 

3. Kein intelligentes Matching – schlechte Nutzererfahrung 

• Zufällige Gruppenzusammenstellung: Gruppen wurden oft ohne System zusammengestellt, was die Match-Qualität verschlechterte. 

• Unübersichtliches Matching: Das Matching war nicht so intuitiv wie bei bekannten Dating-Apps, wodurch das volle Matching-Potenzial nicht ausgeschöpft werden konnte. 

• Unklarer Login-Bereich: Der gesamte App-Bereich war unübersichtlich, was dazu führte, dass Nutzerinteratkion verloren ging und gute, vorhandene Funktionen nicht effektiv genutzt wurden. 

🗣 Rico, der Gründer, beschreibt es so: 
👉 "Die größte Herausforderung war der mangelnde technische Fortschritt. Es ging kaum voran. Zudem waren die Themen sehr vielfältig, man wurde erschlagen von der Masse." 

Unsere Lösung: Eine smarte, vollautomatische Plattform mit KI-Unterstützung 

1. Eine stabile technische Infrastruktur als Basis

• Wir haben die gesamte Plattform von Grund auf neu gebaut – auf einer modernen, skalierbaren Architektur. 

• Anstatt WordPress-Plugins zu flicken, haben wir ein tailored system developed to run reliably and be extendable for the future. 

• Performance Optimization: The app now loads lightning-fast and can easily handle high numbers of users. 

2. Automation of all administrative tasks 

• Automatic event creation: Bars, times, and participants are now scheduled by the app – no manual work anymore. 

• Seamless payment integration: Various payment providers like Mollie, Stripe and PayPal were integrated to handle bookings, refunds, and vouchers fully automatically to process. 

• Dynamic participant management: Users can change their participation change independently, without having to contact support. 

3. An intelligent matching algorithm with AI 

• We have developed a complex logic, which ensures that participants meet new people as often as possible. 

• The algorithm considers, among other things: 
  ✅ Who has already met whom? 
  ✅ Gender distribution & group dynamics 
  ✅ Individual participant preferences 

• Result: Automated planning process for more variety, better matches, and a higher participant satisfaction! 

4. Improved usability & communication 

• All information automatically by email & in the app: Participants always know where they need to be. 

• Voting & Chat function: After the event, users can vote for which participants they found particularly interesting. If a match occurs — that is, if both like each other — they can then chat. 

• Gamification: Participants can buy credits in the app or earn them through various actions, such as fully completing their profile or receiving likes. The so‑called hearts can be used in the app to unlock exclusive content. 

🚀 Result: 60% less administrative effort – 30% more successful matches! 

🗣 Rico says:
 
👉 „We now have a technical roadmap that works through the IT topics step by step. This way we offer the customer more added value – and increase our revenue.“ 

Why Ben? 

👉 Regular updates & support 
👉 Personal collaboration on equal footing 
👉 Long-term partnership & continuous optimization 

🗣 Rico's opinion:
 
👉 "What I appreciate most is the trusting collaboration. You can rely on Ben. Numbers, effort estimates, and the schedule are all met. Ben also contributes many of his own ideas that increase the value."  

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